Was bedeutet Digitalisierung eigentlich für den Mittelstand?

Viel dreht sich um die Schlagworte Digitalisierung, Mobilität und Transparenz von Unternehmens- und Geschäftsprozessen. Doch was verbirgt sich dahinter? Und welche Tools können mittelständische Unternehmen dabei unterstützen, die so genannte digitale Transformation zu bewältigen? Wir geben einen Einblick in die Möglichkeiten, digitale Prozesse zu dokumentieren und zu optimieren.

Digitalisierung und Digitaler Wandel

Besonders der Mittelstand befindet sich seit einigen Jahren in digitalen Transformationsprozessen. Grund dafür ist die flächendeckende Digitalisierung in allen Lebensbereichen, welche auch vor Unternehmen nicht Halt macht. Märkte werden immer globaler, Kommunikationswege immer schneller, die Gesellschaft immer transparenter. Also werden auch Unternehmensstrategien und Geschäftsmodelle mehr und mehr zeitgemäßen digitalen Technologien angepasst.

Die Voraussetzungen für die Digitalisierung der Gesellschaft sind technologische Trends wie Social Media, Mobilität oder auch die Möglichkeiten des Cloud Computing. Das Internet ist allgegenwärtig und mit dem Internet of Things können sogar Kühlschränke, Waschmaschinen und Spielzeuge online gehen und miteinander kommunizieren.

Parallel dazu ändert sich das Nutzerverhalten. Dank technischen Innovationen wie Smartphones und Tablets, unzähligen Apps und Volumenflatrates können wir beruflich wie privat always on sein und jederzeit und von überall aus auf alle Daten, die uns interessieren, zugreifen. Und sollte das Netz einmal ausfallen, merkt man spätestens dann, welche Abhängigkeiten zur digitalen Welt besonders in technik- und kommunikationsgetriebenen Unternehmen bestehen. Kein Zugriff auf Mails, Datenbanken, Cloudsysteme – Feierabend!

Digitalisierung verbessert Arbeits- und Geschäftsprozesse

Digitaler Wandel in Unternehmen. Interne Treiber.

Interne Treiber für den digitalen Wandel in Unternehmen. Quelle: Deloitte

Ganze Abteilungen basieren mittlerweile auf IKT – modernen Informations- und Kommunikationstechologien. Ganz vorn dabei sind IT-, Finanz- und Controllingabteilungen. Hier liegt es auf der Hand, dass IT-Tools wiederkehrende Prozesse hervorragend übernehmen können. Geschäftsprozesse werden von IKT begleitet bzw. durch IKT komplett automatisiert.

Ein positiver Nebeneffekt: Die individuelle Belastung von Mitarbeitern im Arbeitsprozess sinkt.

Dass die digitale Kommunikation sowie digitale Arbeits- und Geschäftsprozesse im Unternehmen wie am Schnürchen laufen, dafür sorgt die interne IT-Abteilung. In größeren Institutionen mit einer entsprechend großen digitalen Infrastruktur, zum Beispiel in Hochschulen oder in der Verwaltung, spricht man dann von Rechenzentren.

Hier in den IT-Abteilungen und Rechenzentren laufen alle Informationen zu verwendeter Hard- und Software sowie den Kabel- und Datenwegen zusammen. Und in Zeiten der Digitalisierung wachsen diese Informationen stetig in beachtlicher Geschwindigkeit.

IT-Abteilungen und Rechenzentren tragen auch dafür Sorge, dass alle im Unternehmen verwendeten Tools jederzeit einwandfrei funktionieren und Softwarelizenzen auf dem aktuellsten Stand sind. Dazu kommt, dass einst analoge Informationen in digitale Daten umgewandelt werden. Dies schafft Unternehmen eine höhere Flexibilität und Reaktionsgeschwindigkeit, bedeutet aber auch, dass eine große Menge digitaler Daten gespeichert und gesichert werden muss – in entsprechenden IT-Infrastrukturen.

Ohne IT-Abteilung bzw. Rechenzentrum ist die Digitalisierung von Unternehmen und Institutionen so gut wie unmöglich.

Doch wie lässt sich in Zeiten permanenter digitaler Prozesse, dem stetigen Anwachsen von Datenmengen und der Vielfalt smarter Hard- und Software innerhalb von Unternehmen der Überblick bewahren?

Inventarisierung, Netzwerkdokumentation und DCIM

Damit IT-Abteilungen und Rechenzentren den Überblick über tagtägliche digitale Veränderungen und Innovationen im Unternehmen nicht verlieren, gibt es eine Reihe hilfreicher Software-Tools.

Beginnen wir mit den einfachsten und wahrscheinlich am weitesten verbreiteten Hilfsmitteln für die Dokumentation und Verwaltung genutzter Hard- und Software:

Inventarisierungs-Tools

Inventarisierungs-Tools MittelstandZur Verwaltung von IT-Ressourcen im Unternehmen werden nach wie vor häufig Inventarlisten in Excel oder Word genutzt. Man kann IT-Ressourcen im Unternehmen aber auch mit Inventarisierungssoftware verwalten. Diese Anwendungen bieten oft einen besseren Überblick und eine angenehmere Editierbarkeit, als organisch gewachsene Tabellen. Zudem erhöhen mehrnutzerfähige Softwarelösungen die Aktualität von Informationen, Datensätze können somit umfassender gepflegt werden. Die Website Software Guide gibt es eine informative Marktübersicht gängiger Tools.

Tools für die Netzwerkdokumentation

pathfinder-netzwerkdoku-screenshot-bigMit einem Netzwerkdokumentations-Tool, zum Beispiel Pathfinder, lässt sich nicht nur die genutzte Hard- und Software inventarisieren, sondern die komplette physikalische Ebene der IT- und TK-Infrastruktur innerhalb von Gebäuden und Räumen darstellen und verwalten. Geräte wie Schaltschränke und PCs, Leitungen, Signal- und Kabelwege, sogar Anschlussdosen und Stecker können mithilfe der Software dokumentiert, nachvollzogen und verändert werden.

Somit sorgen Netzdokumentations-Tools dafür, dass die gesamte physikalische Infrastruktur von Unternehmen jederzeit transparent dargestellt werden kann. Gerade vor dem Hintergrund gesetzlicher Vorschriften und branchenspezifischer Qualitätssicherungssysteme vor allem im öffentlichen Sektor gewinnen solcherlei IT-Dokumentationen immer mehr an Relevanz. Im SolutionFinder der Fachzeitschrift LANline werden die wichtigen Anbieter von Tools für Netzwerkdokumentation und Kabelmanagement gegenübergestellt.

DCIM-Tools

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Noch einen Schritt weiter gehen die so genannten DCIM-Tools. DCIM steht für Data Center Infrastructure Management und spielt in Zeiten des Digitalen Wandels und des nachhaltigen Umgangs mit knappen Ressourcen eine immer größere Rolle. Gerade für große Rechenzentren sind DCIM-Tools eine wertvolle Hilfestellung, um IT-Prozesse zu planen, zu kontrollieren und zu optimieren.

DCIM verknüpft ähnlich wie Netzwerkdokumentationssysteme IT-Infrastrukturen mit Gebäudefunktionen. Neben der Darstellung der Netzwerke auf unterschiedlichen physikalischen Ebenen können DCIM-Tools zusätzlich ganzheitliche Informationen über Leistungen des Rechenzentrums liefern. So zum Beispiel über die Beschaffenheit von Räumen, den Energiebedarf von Geräten sowie die Auslastung von Kühlsystemen. Ziel ist es, dass mithilfe von DCIM-Tools alle im Rechenzentrum befindlichen Systeme so fehlerfrei und effizient wie möglich zusammenarbeiten.

DCIM-Lösungen sind Tools speziell für große Rechenzentren. Sie unterstützen beim Management von umfangreichen IKT-Prozessen und sorgen dafür, dass sowohl Sicherheit als auch Effektivität und Effizienz der Infrastrukturen steigen. Das Whitepaper der eco Datacenter Expert Group gibt einen guten Überblick über derzeitige Netzdokumentations- und DCIM-Lösungen.

Unser Fazit

Mit der zunehmenden Digitalisierung verändern sich auch die Prozesse in mittelständischen Unternehmen. Damit gerade die IT-gestützten Prozesse jederzeit fehlerfrei funktionieren, werden Inventar-, Dokumentations- und Optimierungslösungen für IT-Abteilungen und Rechenzentren immer wichtiger.

Welches Tool für welches Einsatzgebiet das passende ist, kann durch

  • eine Analyse des Bedarfs,
  • der branchenspezifischen Vorschriften wie zum Beispiel dem IT-Sicherheitsgesetz des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI),
  • der derzeitigen und geplanten Infrastrukturen sowie
  • der strategischen Unternehmensziele

geprüft werden.

Update (17.03.2016): Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst&Young hat am 13. März 2016 zum Thema ebenfalls eine sehr spannende Studie „Digitalisierung im deutschen Mittelstand“ veröffentlicht.


 

Im nächsten Teil:
IT-Dokumentation und IT-Sicherheit: Was bedeutet Digitalisierung für so genannte Kritische Infrastrukturen (KRITIS)?


 

Genutzte Quellen:
Die Digitalisierung verändert Unternehmen weltweit und branchenübergreifend
Whitepaper: Digitalisierung im Mittelstand – Deloitte (.pdf)
SearchDataCenter: Data Center Infrastructure Management (DCIM)
Whitepaper: DCIM ≠ DCIM – Marktübersicht und Orientierungshilfe (.pdf)
Whitepaper: Datacenter Infrastructures Management (DCIM): Bringing Together the World of Facilities and Cloud Computing